Cloud-typing

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Was ist Cloud-typing?


Einleitung

Die Webanwendung Google Drive ermöglicht eine Synchronisation von Dateien zwischen verschiedenen Rechnern und Benutzern/innen.
Insbesondere eignet sich Google Drive für ein gleichzeitiges, kollaboratives Arbeiten an Dokumenten.
Im Weiteren bietet Google Drive die Möglichkeit, erarbeitete Dokumente abzuspeichern und sie für andere Benutzer/innen freizugeben.
Somit ist nicht nur ein synchrones Arbeiten an Dokumenten möglich, sondern ebenfalls ein asynchrones Arbeiten.

Dieses Tutorial

Das Tutorial richtet sich an Personen, die eine Webanwendung zur virtuellen Speicherung und gleichzeitigen Erarbeitung und Bearbeitung von Dokumenten, in ihren Grundzügen verstehen wollen.

Unter Zuhilfenahme des Tutorials ist man in der Lage, sich einen Google Account anzulegen und die wesentlichen Funktionen von Google Drive nutzen zu können.

Besonderheiten von Google Drive

  • Dokumente können in Google Drive erstellt, bearbeitet, gespeichert und für andere Benutzer/innen freigegeben werden
  • Auf die Dokumente kann von jedem internetfähigen PC zugegriffen werden
  • Google Drive ermöglicht einer Gruppe von Benutzer/innen eine zeitgleiche Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten
  • Zugriffs- und Bearbeitungsrechte können beliebig an Benutzer/innen vergeben werden

Voraussetzungen für die Verwendung von Google Drive

Google Drive bietet unter docs.google.com eine Demo-Version. Hier kann man sich einen ersten Überblick über die Anwendung verschaffen.
Um alle Funktionalitäten verwenden zu können, ist das Anlegen eines Accounts bei Google erforderlich. Mit dem Anlegen des Accounts erhält der User ein eigenes Mail-Konto
mit 7GB freiem Speicher. Ebenso ermöglicht der Account eine Anwendung aller Google Funktionen (Google-Drive, Google-Groups, Blogger, Google-Mail).

Technische Voraussetzungen

Zum Zugriff gibt es Programme für die Betriebssysteme Android, Mac OS X und Microsoft Windows.
Clients für iOS und Linux sind avisiert.

Anlegen eines Google Accounts

Zum Anlegen eines Google Accounts ist folgende Seite zu öffnen www.google.com und auf den Button "Anmelden" zu klicken (rechte obere Bildschirmecke).
Auf der sich öffnenden Seite kann man sich direkt mit einem bereits bestehenden Account anmelden oder den Link "erstellen Sie ein kostenloses Konto" zum Erstellen eines neuen Accounts anwählen.

Für die Registrierung müssen folgende persönliche Daten angegeben werden (Warum?):

  • Vor- und Nachname
  • Benutzername - dies ist zugleich auch die E-Mail Adresse (...@gmail.com)
  • Passwort
  • Geburtsdatum
  • eine Telefonnummer - zur Reaktivierung eines gesperrten Accounts
  • eine aktuelle E-Mail Adresse (optional)

Abschließend müssen die allgemeinen Geschäftsbestimmungen akzeptiert werden. Somit ist der Account erstellt und Google Drive kann genutzt werden.

Das folgende Video zeigt bildlich die Schritte, die für die Anlegen eines Google Accounts notwendig sind.


Play Video: Anlegen eines Google Accounts

Erste Schritte in Google Drive

Im Folgenden werden die ersten Schritte bei der Anwendung von Google Drive beschrieben.

Einloggen in Google Drive

Ansicht Mit dem erstellten Account ist nun der Log-in bei Google Drive möglich.

E-Mail-Adresse und Passwort sind in dem dafür vorgesehenen Anmeldefenster einzutippen.

Link zur Anmeldung

Benutzeroberfläche

Nach erfolgreichem Login erhält man die folgende Ansicht.
Die Benutzeroberfläche kann in drei Bereiche eingeteilt werden:

  • Sidebar
  • Menüband
  • Dateiliste

Ansicht

Im Folgenden werden die wichtigsten Funktionen der drei Bereiche erläutert.

Dokument neu anlegen oder hochladen

Google Drive bietet sowohl die Möglichkeit neue Dokumente anzulegen als auch bestehende Dokumente hochzuladen.
Auf beide Möglichkeiten wird folgend eingegangen.

Dokument neu erstellen

Ansicht

Um in Google Drive ein neues Dokument anlegen zu können, ist ein Klick auf den roten Button "Erstellen" notwendig.
Nun kann aus dem erscheinenden Drop-Down Menü ein gewünschtes Dokumentenformat ausgewählt werden.

Folgende Möglichkeiten bietet Google Drive momentan:

  • Textdokument
  • Präsentation
  • Tabelle
  • Formular
  • Zeichnung


Nachdem durch einen Klick das gewünschte Dokument ausgewählt worden ist, öffnet es sich in einem neuen Browserfenster und steht zur Bearbeitung zur Verfügung. Jetzt sollte als erster Schritt, durch Anklicken des Dokumententitels, ein passender Dokumentenname vergeben werden. Alle Änderungen, die jetzt am Dokument vorgenommen werden, werden ohne weiteres Speichern übernommen und gesichert. Durch Schließen des Browserfensters wird das Dokument geschlossen und in der Dateiliste aufgeführt, von wo aus es jederzeit geöffnet und bearbeitet, verwaltet, geteilt oder wieder gelöscht werden kann.


Play Video: Dokument neu anlegen

Bestehendes Dokument hochladen

Ansicht

Um ein auf dem eigenen Rechner vorliegendes Dokument hochladen zu können, muss auf den kleinen roten Button neben dem "Erstellen Button" geklickt werden (siehe Grafik). Anschließen kann man das gewünschte Dokument auf dem Rechner suchen und öffnen (hochladen).

Dokumente ordnen und organisieren

Durch einen Klick auf den roten Button „Erstellen“ und einen weiteren Klick im erscheinenden Drop-Down Menü auf „Ordner“ hat man die Möglichkeit, einen Ordner in der eigenen Ablage anzulegen. Hierfür ist eine Namensgebung erforderlich, die mit OK abgeschlossen wird.
Innerhalb von Ordnern ist es möglich weitere Unterordner anzulegen.


Play Video: Ordner anlegen & organisieren


Dokumente in einen Ordner verschieben

Die angelegten Ordner sind in der Sidebar unter dem Punkt „Meine Ablage“ in einer baumartigen Struktur aufgelistet. Bestehende Dokumente können mittels Drag & Drop in den gewünschten Ordner verschoben werden.
Eine weitere Möglichkeit ist, das Dokument über die Funktion „Organisieren“ (im Menüband) in den gewünschten Speicherplatz zu verschieben.

Einstellungen und Optionen

Für erstellte Dokumente und Ordner stehen diverse Einstellungs- und Optionsmöglichkeiten zur Verfügung.
Diese werden in der folgenden Tabelle erläutert.

Ansicht

Über Öffnen kann die Datei geöffnet werden.

Mittels Freigeben ... kann das Dokument für Kollegen oder Freunde freigeschaltet werden.

Mittels Markierung hinzufügen wird das Priorisieren von Dokumenten ermöglicht. Wichtige Dokumente können somit hervorgehoben werden.

Über Organisieren ... kann eine Datei in einen Ordner verschoben bzw. in einem Unterordner abgespeichert werden.

Mit der Funktion Umbenennen kann ein neuer Dateiname vergeben werden.

Mittels dem Download ... Button kann die Datei exportiert werden. Hier stehen, abhängig vom Datei-Format, unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung.

Über die Funktion An Vorlagengalerie übermitteln ... kann ein Dokument als Vorlage gespeichert werden.

Handelt es sich um ein Dokument von mir, kann dieses über In den Papierkorb verschieben gelöscht werden.

Handelt es sich um ein Dokument, welches für mich freigegeben wurde, kann dieses über Abbestellen aus der Dateiliste genommen werden. Ein weiterer Zugriff auf dieses Dokument ist folglich nicht mehr möglich.

Ansicht

Über Erstellen kann ein neuer Ordner bzw. Unterordner angelegt werden.

Mittels Freigeben ... kann ein Folder / Unterfolder für Kollegen oder Freunde freigeschaltet werden.

Mittels Markierung hinzufügen wird das Priorisieren von Ordner ermöglicht. Wichtige Folder können hiermit hervorgehoben werden.

Über Organisieren ... kann ein Ordner in einen anderen Ordner verschoben (als Unterordner ) bzw. als neuer Hauptordner erstellt werden.

Mit der Funktion Umbenennen kann dem Ordner ein neuer Name gegeben werden.

Mittels Farbe ändern ... kann das Ordnersymbol in verschiedenen Farben eingefärbt werden, zur besseren Verwaltung bzw. Orientierung.

Über den Download ... Button kann ein Ordner exportiert werden. Hier stehen, abhängig vom Datei-Format unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung.

Über Ordner öffnen kann man sich die Inhalte eines Ordners anzeigen lassen. Dies können nun weitere Ordner oder Dateien sein.

Handelt es sich um einen von mir erstellen Ordner, kann dieser über In den Papierkorb verschieben gelöscht werden.

Handelt es sich um einen Folder, der für mich freigegeben wurde, kann dieser über Abbestellen aus der Dateiliste genommen werden. Ein weiterer Zugriff auf den Ordner und dessen Inhalte ist folglich nicht mehr möglich.

Dokumente bearbeiten

Die Bearbeitungsfunktionen in einem Google Drive Dokument sind ähnlich zu anderen Office-Paketen. Ein entscheidender Unterschied zu anderen Office-Paketen ist die fehlende Speicherfunktion. Diese ist bei Google Drive nicht notwendig, da jede Änderung am Dokument unmittelbar gespeichert wird. Ein versehentliches Schließen des Dokumentes oder ein Absturz des Computers hat somit keinen Datenverlust zur Folge. Die Änderungen sind durch die unmittelbare Speicherung auch für die anderen Benutzer/innen direkt sichtbar.


Ansicht


Play Video: Dokumente bearbeiten

Dokumente freigeben

Erstellte Dokumente können über die Benutzeroberfläche von Google Drive freigegeben werden. Hierfür muss im Kontextmenü „Freigeben“ ausgewählt werden. Danach öffnet sich ein Fenster, in dem man die Benutzer/in für die Freigabe auswählen kann. Sollten die Benutzer/innen im Google Konto als Kontakt gespeichert sein, werden einem beim Eintragen erster Buchstaben Vorschläge zur Auswahl gemacht. Ist der Benutzer / die Benutzerin nicht als Kontakt gespeichert, ist die Eingabe der E-Mail Adresse notwendig. Ein Dokument kann ebenso über die Funktion „Organisieren“ freigegeben werden.
Nach der Freigabe erscheint das Dokument unmittelbar bei der Benutzerin / beim Benutzer unter „Meine Ablage“. Optional erhalten die Benutzer/innen eine Mail-Benachrichtigung
mit einem Link auf die freigegebene Datei.


Play Video: Freigeben

Dokumente gemeinsam er- und bearbeiten

Videoaufzeichnung zur Diskussion

Eine der wesentlichsten und wichtigsten Funktion ist die gemeinsame Er- und Bearbeitung von Dokumenten. Nachdem ein Dokument freigegeben wurde, kann ein gleichzeitiges Bearbeiten stattfinden. Die Anwender sehen anhand des Cursors, der mit dem Benutzernamen versehen ist, wer gerade welche Änderung am Dokument vornimmt.
Ein integrierter Chat ermöglicht weitere schriftliche Abstimmungen. Um eine noch effizientere Zusammenarbeit gewährleisten zu können, bietet sich die Nutzung einer Telekommunikationssoftware an. Möglichkeiten hierzu sind Skype oder Google talk.

Exportfunktionen

In Google Drive werden zusätzliche Export- und Veröffentlichungsformate angeboten.


Play Video: Exportmöglichkeiten

Downloadformate

Wenn das Dokument zur Bearbeitung geöffnet wurde, kann im Menü Datei > "Herunterladen als" aus einer Vielzahl an Download-Formaten gewählt werden.

Für Textdokumente stehen beispielsweise folgende Formate zur Auswahl:

  • MS Word 2003
  • OpenDocument Format
  • RichText
  • Plain Text
  • Webpage (*.zip-Datei)
  • PDF Dokument

Veröffentlichung im Web

Wenn das Dokument zur Bearbeitung geöffnet wurde, kann im Menü unter Datei > "Im Web veröffentlichen", ein statischer Link generiert werden. Auch unregistrierte Nutzer können das Dokument als Web-Site betrachten, jedoch nicht bearbeiten. Hier ist der öffentliche Link zu unserem Planungsdokument.

Weitere nützliche Google Funktionen

Durch die Registrierung bei Google werden neben den bekannten Suchdiensten noch weitere interessante Angebote bereitgestellt:

Lizenz

CC 3.0

"Cloud-typing" von eEducation6-Bananen steht unter einer Creative Commons Namensnennung-Weitergabe unter gleichen Bedingungen 3.0 Österreich Lizenz.

Weblinks