Microsoft Word Advanced

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Image 1: Logo Word 2007

Tutorial zu MS Word-Advanced
Umfangreiche Textdokumente


Dieses Tutorial ist für User erstellt, die bereits über Grundkenntnisse im Umgang mit Microsoft Word verfügen. Zum Beispiel werden Kenntnisse in der Text- und Absatzformatierung sowie der Umgang mit Kopf- und Fußzeilen vorausgesetzt.
Im Inhalt des Tutorials sind nützliche Tools zur Strukturierung umfangreicher Textdokumente zu finden, die mit MS-Office und teilweise Open-Office erstellt werden.

Image: Pfeil nach unten Link zum Kaptiel: "Weiterführende Links"

Image 2: Word Logo Kapitel 1: Strukturieren und Gliedern von Texten


Im ersten Kapitel wird das grundlegende Vorgehen bei der Strukturierung eines unformatierten über mehrere A-4-Seiten reichenden Textes erläutert. Dabei wird der Text in Absätze unterteilt und einer Gliederungsvorlage zugewiesen.

Schritt 1: Umfangreiche Texte strukturieren

A. Verfügbare und unformatierte Texte

Image: Textblatt Link zu Kapitel "Beispieltexte zum Download"


B. Neu erstellte Texte

Für einen effizienten Umgang mit Texten und Textverarbeitung sollten beim Neuerstellen von Textdokumenten zuerst die Inhalte geschrieben werden. Die Strukturierung des Geschriebenen kann durch gezieltes Setzten von Absatzmarken Image: Absatzmarke und Zeilenumbrüchen Image: Zeilenumbruch erfolgen. Falls inhaltlich, erforderlich können auch Seitenumbrüche Image: Seitenumbruch zwischen Kapiteln eingefügt werden
Außerdem empfiehlt es sich, sämtliche Formatierungen im und am Text erst im Nachhinein durchzuführen. Durch die Verwendung von Formatvorlagen kann Zeitaufwand für Gestaltungsarbeiten eingespart und Änderungen an Formaten schnell und unkompliziert durchgeführt werden.

Shortcuts für die Textgliederung

Shortcut Symbol (wird nicht ausgedruckt) Funktion
enter
Image: Absatzmarke
setzen einer Absatzmarke an der Curserposition
shift + enter
Image: Zeilenumbruch
setzen eines Zeilenumbruches an der Curserposition
strg + enter
Image: Seitenumbruch
setzen eines Seitenumbruches an der Curserposition



C. Texte aus Internetquellen

Bei diesem Vorgang sind die Richtlinien des Urheberrechts uneingeschränkt zu beachten.
Eine entsprechende Web-Site ist geöffnet und der gewählte Textbereich wird markiert, kopiert und im Zieldokument wie folgt eingefügt.

Image 3: Filmklappe Einfügen von unformatierten Texten aus Internetquellen


Text zum Screencast
Texte ohne Formatierung aus dem Internet in ein Word-Dokument einfügen:
Ein Internet-Browser mit der gewünschten Web-Site ist geöffnet. Der ausgewählte Text wird markiert und in die Zwischenablage kopiert. Jetzt kann in ein geöffnetes Word-Dokument gewechselt und der Curser an jener Stelle positioniert werden, an der der kopierte Text eingefügt werden soll. Im Menüpunkt Start befindet sich der Bereich "Einfügen". Durch Anklicken des Pfeils unterhalb des Symbols öffnet sich eine weitere Auswahl. Hier wird er Punkt "Inhalte einfügen ..." ausgewählt. Ein Dialogfenster öffnet sich und es kann die Option "Unformatierten Text" angeklickt werden. Mit OK wird der Vorgang bestätigt und der gewählte Text wird ohne Formatierung in das Word-Dokument eingefügt.

Für beschriebenen Vorgang können wiederum bekannte Shortcuts eingesetzt werden.

Shortcut Funktion
strg + A Markierung des gesamten Textbereichs
oder aller Frames (!)
strg + C Kopieren des Textes in die
virtuelle Zwischenablage
strg + V Einfügen des Textes mit
Formatierungen
alt + strg + V Einfügen des Textes ohne
Formatierungen



Schritt 2: Einfügen von Gliederungsebenen

Gliederungsebenen ermöglichen die Strukturierung von Texten durch die Zuweisung von Nummern-, Buchstaben- oder Zeichenhierarchien.


Screenshot Text

Image: Gliederungshierarchie
Die Gliederungsebenen werden von der höchsten Ebene ausgehend schrittweise zugeteilt. Dies erfolgt durch markieren der entsprechenden Textbereiche, die als Überschriften gedacht sind.

Image: Liste mit mehreren Ebenen

Image: Auswahl der Liste mit mehreren Ebenen
Dann wird im Menüpunkt Start das Ikon "Liste mit mehreren Ebenen" angeklickt und ein Vorlagenformat ausgewählt.

Image: Gliederungsebenen zugewiesen
Somit ist die erste Gliederungsebene zugeteilt.
Mit der Tabulator-Taste können nächstuntere Gliederungsebenen korrigiert werdern. Diese Vorgänge werden wiederholt bis alle Gliederungsebene zugewiesen wurden.


Image: Pfeil nach oben zum Seitenanfang

Image 2: Word Logo Kapitel 2: Formatvorlagen


Im folgenden Kapitel wird gezeigt, wie Formatvorlagen zugewiesen und verändert werden können. Dadurch können verschiede Textanteile schnell und optisch ansprechend formatiert werden.

Schritt 3: Formatvorlagen anwenden


Formatvorlagen finden sich im Menüpunkt Start.
Unterhalb des Bereichs "Formatvorlagen" ist ein kleiner Pfeil Image: Pfeil zu sehen. Durch Anklicken werden vorhandene Formatvorlagen in einem Seitenfenster geöffnet.

Image: Formatvorlagen finden

Die vorhandenen Formatvorlagen im Seitenfenster können durch anklicken ausgewählt werden. Zuvor werden die Textbereiche, denen bestimmte Formatvorlagen zugewiesen werden sollen, markiert.

Image: Formatvorlagen auswählen


Beispiel:
Die Überschriften "Erstes Kapitel" bis "Viertes Kapitel" sollen zur ersten Gliederungsebene zählen. Angeführte Überschriften werden durch Markieren ausgewählt. Dabei können die Textanteile hintereinander oder gleichzeitig markiert werden. Wenn die Markierung bestehen bleiben soll um weitere Textanteile zu markieren, wird die STRG-Taste gedrückt und gehalten bis der Markiervorgang abgeschlossen ist. In diesem Beispiel kann im Anschluss eine Überschriften-Formatvorlage durch anklicken zugewiesen werden.

Schritt 4: Formatvorlagen ändern

Image 3: Filmklappe Bestehende Formatvorlagen verändern


Text zum Screencast
Bestehende Formatvorlagen verändern:
Im geöffneten Seitenfenster der Formatvorlagen sind verschiedene Vorlagen mit unterschiedlichen Zuweisungsmöglichkeiten zu sehen. Durch Rechtsklick auf eine gewählte Formatvorlage erscheint das zugehörige Kontext-Menü mit der Auswahloption "Ändern..." Image: Formatvorlage ändern. Durch Anklicken öffnet sich ein Dialogfenster mit bekannten Formatierungsmöglichkeiten. Hier können unter anderem Schriftart, Schriftgröße, Absatz- und Rahmenformate verändert werden. Zusätzlich kann bestimmt werden, ob die veränderte Formatvorlage nur für das aktuelle Dokument übernommen wird oder für alle folgenden Dokumente beibehalten werden soll. Mit dem Button OK werden die Einstellungen bestätigt.

Image: Pfeil nach oben zum Seitenanfang

Image 2: Word Logo Kapitel 3: Erstellen von Verzeichnissen

Schritt 5: Inhaltsverzeichnis erstellen

Dem vorbereiteten Word-Dokument (Zuweisung der Gliederungsebenen und Formatvorlagen), kann mit wenigen Mausklicken ein Inhaltsverzeichnis hinzugefügt werden.

Image 4: Filmklappe Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses


Text zum Screencast
Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses:
Der Cursor wird an jene Posion gebracht, an der das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll. Das Tool Inhaltsverzeichnis ist im Menüpunkt Verweise zu finden. Hier kann auf Inhaltsverzeichnis geklickt werden und weitere Optionen werden geöffnet. Mit der Auswahl "Inhaltsverzeichnis einfügen..." öffnet sich ein Dialogfenster. Es können unter anderem Einstellungen wie "Seitenzahlen anzeigen" und die "Position der Seitenzahlen" vorgenommen werden. Auch für Inhaltsverzeichnisse sind Formatvorlagen vorhanden und können durch klicken auf den Optionspfeil angezeigt und ausgewählt werden. Zusätzlich können Füllzeichen ins Inhaltsverzeichnis eingefügt werden. Zur Bestätigung der Einstellungen wird auf den Button OK geklickt und das Inhaltsverzeichnis eingefügt.


Image: Pfeil nach oben zum Seitenanfang

Image 2: Word Logo Kapitel 4: Zusatztools für den Umgang mit umfangreichen Texten

Image x: Tastenkombinationen

Hilfreiche Shortcuts und deren Anwendung

Unter Shortcuts versteht man eine Folge von Tastenkombinationen, die zeitgleich gedrückt werden sollen um ein bestimmtes Resultat im Umgang mit Software, wie zum Beispiel MS Word, auszulösen. Hierbei handelt es sich um eine Befehlsfolge, die in digitale Signale umgewandelt wird.
Shortcuts ermöglichen oftmals eine schnellere Arbeitsweise besonders im Umgang mit Texten, die ohnehin über die Tastatur eingegeben werden. Sie bilden eine Alternative zum Gebrauch der Maus, wobei wiederholtes Umgreifen von der Tastatur zur Maus und retour vermieden werden kann.

Shortcuts zur Navigation in umfangreichen Texten

Shortcut Cursor-Position
pos1 Cursor zum Zeilenanfang
ende Cursor zum Zeilenende
strg + pos1 Cursor zum Beginn des Dokuments
strg + ende Cursor zum Ende des Dokuments
strg + Cursortaste (Pfeil oben) Cursor zum Beginn des aktuellen Absatzes
strg + Cursortaste (Pfeil unten) Cursor zum Beginn des nächstfolgenden Absatzes
bild mit (Pfeil nach oben) Cursor eine Bildschrimansicht nach oben
bild mit (Pfeil nach unten) Cursor eine Bildschrimansicht nach unten
strg + bild mit (Pfeil nach oben) Cursor zum Seitenbeginn der angezeigten Seite
strg + bild mit (Pfeil nach unten) Cursor zum Seitenbeginn der nächstfolgenden Seite


Erweiterte Such-Optionen in Texten mittels Shortcuts

Shortcut Funktion geöffnetes Zusatzmenü
strg + alt + pos1 Menü für erweiterte Suchoptionen
wird als Zusatzmenü am rechten
untern Bildschrimrand geöffnet
Image: Erweiterte Suchoptionen durch Shortcuts


In der unten angeführten Grafik werden die Funktionen der Ikons des Menüs für erweiterte Suchoptionen veranschaulicht.

Image: Erweiterte Suchoptionen durch Shortcuts

Image: Pfeil nach oben zum Seitenanfang


Image 2: Word Logo Beispieltexte zum Download

Beispieltext unformatiert für Word 2007
Beispieltext unformatiert für Word 2003
Beispieltext fertig formatiert als PDF-Datei

Anmerkung:
Die Beispieltexte unformatiert für Word 2007 und Word 2003 können zunächst aus technischen Gründen nicht als Word-Dokumente zur Verfügung gestellt werden, sondern in Form von PDF-Dateien. Die darin enthaltenen Beispieltexte sollen wie im Kapitel 1 beschrieben zuerst markiert, kopiert und im Anschluss in ein jeweiliges Word-Dokument ohne Formatierung eingefügt werden.
Nach diesem Vorgehen steht den beschrieben Übungen nichts mehr im Wege.
Image 4: Smiley

Image: Pfeil nach oben Link zu "Kapitel 1: Strukturieren und Gliedern von Texten"


Weiterführende Links

Infos und Hilfen zu MS Word

http://de.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Word
http://www.office-hilfe.com/support/forum,8,-microsoft-word-hilfe.html
http://www.office2007-hilfe.de
http://www.lernfilme.com/suche.asp?x=104
http://de.openoffice.org/product/writer.html

Software zum Download

Lizenzpflichtige Software

Microsoft Office 2007:
http://office.microsoft.com/de-ch
http://www.microsoft.com/emea/office/at/de
http://www.softonic.de/s/microsoft-word
http://www.billiger.de/suche.html?searchstring=MICROSOFT%20Office%202007

Microsoft Office 2010:
http://www.microsoft.com/en/us/default.aspx
http://emea.microsoftstore.com/DE/de-DE/Microsoft/Word-2010

Kostenfreie Software

Open-Office:
http://de.openoffice.org
http://download.openoffice.org/index.html
http://www.chip.de/downloads/OpenOffice_13004346.html
http://download.cnet.com/OpenOffice-org/3000-18483_4-10263109.html

Quellenverweise

Logos Word 2007
Image 1: http://www.cyber-magazin.de/wp-content/uploads/MS-Word-.png
Image 2: http://photos.techfieber.de/wp-content/uploads/2009/12/microsoft_word_logo.jpg

Bilder
Image 3: http://www.vs-unterwoessen.de/assets/images/Filmklappe.gif
Image 4: http://www.enrico-held.eu/assets/images/smiley.jpg

Beispieltext
http://www.blindtextgenerator.de/

Tastenkombinationen
http://www.pc-erfahrung.de/software/tastenkombinationen.html



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